Is de wijze waarop we zijn georganiseerd, het besturingsmodel, nog passend en ‘future proof’? Wat kunnen we beter organiseren of is een ander model passender?
Uitdaging
Iedere organisatie heeft een besturingsmodel. Hoe weten we of het huidige model en de wijze waarop we dat invullen klaar is voor onze plannen en de toekomst?
De oplossing
Een besturingsmodel moet aansluiten en antwoord geven op de externe kansen en uitdagingen van de organisatie en inzicht geven in wat nodig is om de interne organisatie succesvol aan te sturen. Veelal geeft een heldere strategie input voor een passend besturingsmodel. Tegelijkertijd heeft een besturingsmodel te maken met persoonlijke visies en de individuele invulling van rollen.
Dikke rapporten passen niet in onze overtuiging. De expert vanuit de ivoren toren van weleer is vervangen door een ervaren adviseur die een proces in gang zet en samen met de organisatie aan de slag gaat. Dat is onze werkwijze. Vaak is het antwoord al te vinden in de organisatie, maar is het ingewikkeld om dat boven tafel te krijgen. Een frisse blik van buiten, een proces dat door FunktieMediair wordt geleid helpt. Wij geloven in co-creatie: samen met de opdrachtgever zoeken naar de oplossing. Dat werkt!
Afgelopen jaren hebben wij vergelijkbare opdrachten voor zeer uiteenlopende organisaties uitgevoerd. Telkens via dezelfde aanpak. Scope vaststellen, deskresearch, diepte-interviews, rapportage en communicatie. Een logisch en simpel proces uitgevoerd door ervaren consultants.
1.Scope vaststellen
We starten met een bijeenkomst met de opdrachtgever en enkele vertegenwoordigers uit de organisatie om de scope van de opdracht te bepalen, vast te stellen welke documenten relevant zijn voor de deskresearch, af te stemmen wie deelnemen aan de interviews en af te stemmen wanneer en op welke manier het resultaat wordt gedeeld.
2.Deskresearch
De consultants bestuderen een aantal documenten voorafgaand aan de interviews. Statuten, reglementen, jaarverslagen, organogrammen, plannen, etc. Hierdoor wordt een helder beeld gekregen van de formele kant van de organisatie. De blauwdruk, zoals het zou moeten functioneren.
3.Diepte-interviews
De interviews worden gehouden met verschillende mensen uit verschillende lagen van de organisatie. Tijdens de interviews worden de deelnemers uitgedaagd om kritisch naar de organisatie te kijken, te beoordelen wat goed en minder goed gaat, te analyseren hoe dat komt en mee te denken in termen van oplossingen.
4.Rapportage
Het resultaat van de interviews presenteren we via een beknopte PowerPoint aan de opdrachtgever in een uitgebreide meeting. We richten ons op de grote lijnen van de bevindingen en de mogelijkheden. Met ruimte voor de opdrachtgever om eigen gedachten en opvattingen in te brengen. Samen komen we tot conclusies en een plan van aanpak. Dit is co-creatie!
5.Communicatie
Het communiceren van de opdracht is de start van een proces binnen de organisatie. De interviews versnellen en verdiepen dat proces. Mensen bereiden zich voor, gaan bij anderen te rade, worden door de interviews in beweging gebracht en delen na afloop de ervaringen. Dat geven we een vervolg door met de opdrachtgever af te stemmen hoe de bevindingen en de ideeën gedeeld kunnen worden met de organisatie. Zo transparant mogelijk!
Het resultaat
Dat deze aanpak werkt is inmiddels bewezen. Bij een aantal klanten hebben we op bovenstaande wijze opdrachten uitgevoerd; AEX genoteerde bedrijven en bij Not for Profit organisaties. De start van de opdracht levert bewustzijn op in de organisatie, een alerte houding. Iedereen die direct en indirect betrokken is gaat meedenken en overstijgt al snel het eigen belang of dat van de afdeling of dienst. De interviews maakt mensen niet alleen bewust maar is feitelijke de start van een verbeteringstraject.
De presentatie van de resultaten aan een groot deel van de organisatie is de formele afsluiting van de opdracht. Bij de presentatie van de diagnose door FunktieMediair wordt eerlijk gedeeld wat is geconstateerd. Zowel de sterke punten als de verbeterpunten. Daarnaast wordt het plan van aanpak door FunktieMediair in samenspraak met het topmanagement kenbaar gemaakt en ter discussie gesteld. Telkens weer een inspirerende bijeenkomst waarin mensen worden gemotiveerd om een bijdrage te leveren aan de verbeteringen.
Ervaringen van deelnemers
- “Het is spannend om als eindverantwoordelijke zo’n opdracht extern neer te leggen. Je stelt je immers kwetsbaar op. Echter, het resultaat is fantastisch.”
- “Dat we veel goed doen wisten we. Maar diep in onszelf wisten we ook dat niet alles perfect was. Dat is door de analyse feilloos aan het daglicht gekomen. Wat impliciet was, is expliciet gemaakt.”
- “Complimenten voor de directie dat jullie zijn ingeschakeld. De analyse klopt en helpt ons om aan de slag te gaan. Dat geeft energie en vertrouwen voor de toekomst. Kijk ernaar uit!”
- “Ben al vaak geïnterviewd door consultants en die werken dan een standaard vragenlijst af. Dat was bij jullie heel anders, waardoor ik tijdens het interview echt heb moeten nadenken en veel meer heb ingebracht dan vooraf bedacht.”
- “Ik wens zo’n analyse elke organisaties toe!”
Meer informatie
Neem voor meer informatie contact met ons op:
[email protected]
020 – 504 20 20
Al meer dan 35 jaar voert FunktieMediair succesvol opdrachten uit voor organisaties, teams en individuen in de non profit. We maken mensen en organisatie nóg beter!