Professionalisering van toezichthouders
In een lerende organisatie dient ook binnen de raad van commissarissen (toezicht of advies) verdere professionalisering plaats te vinden. Daarmee blijft de raad in de toekomst een waardevolle bijdrage leveren aan de continuïteit van de organisatie. Eén van de instrumenten voor deze ontwikkeling is de Zelfevaluatie. In dit artikel gaan we in op het belang en het beoogde resultaat van de Zelfevaluatie en op de thema’s voor deze Zelfevaluatie.
Governance codes
Bij veel organisaties krijgt het functioneren van de raad van commissarissen (toezicht of advies) steeds meer aandacht. Om richting te geven aan het functioneren van deze raad wordt in veel sectoren een governance code gebruikt. Voorbeelden zijn de governance codes voor het onderwijs, de kinderopvang, de zorg, woningcoöperaties en voor de publieke omroepen. Deze code draagt bij aan het verder professionaliseren van bestuur en toezicht door een richtinggevend kader voor de werkzaamheden aan te bieden. Eén van de onderwerpen die in elke governance code beschreven staat, is de Zelfevaluatie; meestal jaarlijks en één keer in de 2 à 3 jaar met externe begeleiding.
Dilemma’s voor toezichthouders
Binnen de raad kan een patroon ontstaan in de manier waarop waarop wordt samengewerkt. Bijvoorbeeld, de besluitvorming vindt plaats voordat een kritische afweging heeft plaatsgevonden; thema’s krijgen op de agenda niet de aandacht die ze verdienen; geregeld zijn dezelfde toezichthouders aan het woord of er wordt onvoldoende diepgang in de bespreking aangebracht. Uit onderzoek blijkt dat het gesprek aangaan met elkaar over minder grijpbare factoren zoals de interpersoonlijke relaties en de communicatie tussen toezichthouders een uitdaging kan zijn. Ook kan het een uitdaging zijn om over het contact tussen bestuurders en toezichthouders adequaat te spreken en wordt het fenomeen Zelfevaluatie gezien als een verplicht nummer.
Professionele begeleiding door FunktieMediair
In de manier waarop wij Zelfevaluaties begeleiden richten we ons met name op de werkwijze van de raad en de effecten die dat teweegbrengt. De Zelfevaluatie met onze begeleiding biedt vele aangrijpingspunten om bovengenoemde dilemma’s goed bespreekbaar te maken en aan te pakken. Bij de start van een Zelfevaluatie stellen wij in samenspraak met de opdrachtgever eerst de onderwerpen en de aanpak vast.
Als wij uw Zelfevaluatie begeleiden, heeft dat als voordeel, dat wij het proces begeleiden, het gesprek leiden en lastige punten gemakkelijker worden besproken. Toezichthouders komen allemaal in voldoende mate aan bod en aan het woord. Ook is de voorzitter volledig vrij om aan het gesprek deel te nemen. Onze begeleiding vergemakkelijkt het goed uitdiepen van onderwerpen en het doorvragen op ideeën en normen en waarden verloopt soepel. Toezichthouders zullen zich vrij voelen om te zeggen wat ze vinden. Ofwel zelfreflectie komt tot stand.
Voorbeelden van onderwerpen voor de Zelfevaluatie kunnen zijn:
- Omgaan met dilemma’s waarmee de raad wordt geconfronteerd.
- De relatie met het bestuur.
- Wijze van omgaan met feedback, tegenspraak en kritiek.
- De samenwerking en communicatie binnen de raad.
- De drie rollen die de raad vervult en de wijze waarop dit geschiedt.
- De positie en het functioneren van de toezichthouders en de samenstelling van de raad.
- De dynamiek in- en de kwaliteit van de vergaderingen.
- De omgang met externe communicatie.
- Het organiseren van eigen werkzaamheden en taakverdeling.
- Enz.
Resultaat van de Zelfevaluatie
De Zelfevaluatie dient resultaten op te leveren die de raad direct kan invoeren, maar die ook een perspectief kunnen bieden voor het functioneren van de raad in de nabije toekomst. Wij vinden het belangrijk dat de raad direct na de Zelfevaluatie over concrete verbeterpunten beschikt en daadwerkelijk hiermee aan de slag kan.
Aan de hand van de Zelfevaluatie formuleren de toezichthouders met elkaar diverse concrete ideeën over hun verdere professionalisering. Ook heeft een uitwisseling van ieders mening plaatsgevonden over de standpunten die worden gehanteerd met betrekking tot de verschillende rollen, samenwerking en communicatie in de raad. Daarnaast worden de prioriteiten voor de komende periode vastgesteld zoals bijvoorbeeld het verbeteren van de relatie met stakeholders, het organiseren van betere tegenspraak of het realiseren van meer diversiteit in de samenstelling van de raad.